企業ユースで必要なセキュリティと機能を備えたビジネス版「LINE」

ビジネスでの情報共有、どんなツールを使っているでしょうか。基本はメールで急ぎの用事は電話、情報はExcelに書いてファイルを共有している、という企業はたくさんあります。しかし、このような古いやり方を続けていると、ミスが頻発するうえ、余計な手間ばかりが増えて非効率です。顔を合わせて話すことができればその溝も少しは埋められるのですが、コロナ禍でテレワークが進んでいる現在、デメリットはとても大きくなっています。

そこで近年注目されているのがビジネスチャットサービスです。個人用の「LINE」やFacebookメッセンジャーのようにチャットでコミュニケーションできるツールなので馴染みがあるでしょう。では、それらのツールを使えば良いじゃないか、という意見もありますがNGです。

ビジネスで利用するのであれば、万一の事態に備えて監査ログの記録が必要です。可能であれば、やり取りした内容までモニタリングしたいところでしょう。しかし、個人用サービスではこういった機能がありません。

また、やり取りのデータや相手の情報が個人の端末に残ってしまうのも問題です。本来会社の資産であるべき顧客情報が集約できず、しかもその社員が退社したときには情報漏洩の原因となる可能性もあります。そのため、ビジネス用に個人用と切り離した専用のサービスが求められているのです。

とは言え、ただでさえ色々なITツールを入れており、操作や活用のための学習コストが馬鹿にならず、これ以上は増やせないという企業も多いことでしょう。そんな時にお勧めなのが「LINE WORKS」です。

「LINE WORKS」はワークスモバイルジャパンが提供するビジネスチャットサービスです。2021年には導入社数35万社、400万ユーザーが利用する定番ツールとなっています。一番の特徴は個人用「LINE」とほとんど同じUIなので、誰でも迷わずに利用できることです。「LINE」と連携できるのもウリで、顧客とつながることもできます。

 

スタンダードプランは年額契約であれば月額450円/ユーザー、アドバンストプランは月額800円/ユーザーです。比較的安価なのですが、フリープランも用意されています。なんと100人まで無料で利用でき、チャットを含め基本機能は一通り利用できるのです。

また、チャット機能だけでなく、掲示板やアンケート、カレンダー、タスク管理といった機能も備えており、グループウェアとしても活用できます。ちょっと興味がわいてきましたでしょうか？　では、実際の利用画面を見てみましょう。

スピーディーで効率的な意思疎通ができる「LINE WORKS」

「LINE WORKS」ではチャットのことを「LINE」と同様に「トーク」、チャットルームのことは「トークルーム」と呼びます。入力フォームにテキストを入力し、飛行機のアイコンをタップすれば送信できます。メッセージは即相手に届き、「LINE」のように相手が見たら「既読」が付きます。この「既読」が付くのも「LINE WORKS」の特徴です。

チャットなので、メールや電話のように自分の所属や名前を伝えたり、「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」のような定型文を入力する必要はありません。会話するように、要件をキャッチボールできます。

「LINE WORKS」では読んで欲しい相手にメンションを付けられます。「＠」を入力すると、トークルームに参加しているメンバーの一覧が開くので、話しかけたい相手を選択すると名前が入力されます。メンションになると文字列が青くなり、タップすることができるようになります。メンションを付けられた相手には通知が飛ぶので、見逃されてしまうこともありません。

「LINE」のように自分で好きなスタンプを追加することはできませんが、「LINE WORKS」が用意しているビジネス向けのスタンプを利用することは可能です。何かタスクを振る時も、テキストでぶっきらぼうに依頼するよりは、「お願いします」のスタンプを利用すれば雰囲気がよくなります。

ちなみに「LINE WORKS」はスマホアプリに加え、PCアプリ、そしてWeb版アプリが利用でき、自分のアカウントでログインすればどの端末でも同じデータにアクセスできます。

 

 

 

ノートや予定、フォルダ、タスク機能もとても便利

プロジェクトメンバーや部署ごとにあつまって利用する「グループトークルーム」や「チームトークルーム」では、ノートや予定、フォルダ、タスクなどの機能を利用できます。ビジネスチャットにとりあえず付いているおまけ機能などではなく、どれも本格的にチームで活用できる完成度と機能を備えているのです。

チャットは会話が流れていくフロー型のコミュニケーションツールです。議事録やマニュアル、企画といった蓄積していきたいストック型の情報は「ノート」に記録しておけます。この「ノート」にも既読が付くうえ、コメントも残せるので、ナレッジを溜めるのに向いています。

部長の年次挨拶でも大きなトラブル対応の経緯説明に使ってもいいですし、業務日報の提出場所として活用している企業もあります。小売業では在庫管理や受注管理として商品ごとにノートを作成し、確認した人がコメントを残すと言った使い方もあります。

 

業務連絡を「トーク」でやり取りしている中でタスクが発生するのはよくあることです。そのタスクを別のツールに書き込んで管理するのは面倒でしょう。「LINE WORKS」であれば、「トーク」からタスクを作成し、担当者や締め切りを設定して共有できます。手間がかかりませんし、転載する際のミスも起きません。普段使いしているツールに通知が来るので、忘れてしまうこともありません。

個人だけでなく、グループやチームでタスクを管理できるので、チームやプロジェクト全体のタスクを全員が確認し、進捗を把握できます。

 

「予定」ではスケジュールを管理できます。メンバーの予定も確認できるので、上司の空き時間を確認して相談したり、参加者の都合の良い時間に会議を設定したりできます。また、予定機能を使って、会議室やプロジェクターなどの備品を予約管理することもできます。

 

アンケート機能もとても便利です。メンバーの意見を手軽に集計できるので、様々なシチュエーションで活用できます。例えば、飲み会の日程を調整したり、イベントの出欠を確認したり、従業員満足度調査などに使えます。

コロナ禍で毎朝の体調管理を報告してもらったり、車を運転する社員には義務づけされているアルコールチェックの報告をしてもらうこともできます。

10種類のテンプレートが用意されていますが、内容に応じて自由に設問をカスタマイズできるのが便利です。

 

LINE WORKSは外部サービスと連携して業務のハブとして活用できる

ビジネスでは、他にもたくさんのITツールを利用していることでしょう。しかし、使おうとする度にブラウザのタブを切り替えてログインし、必要に応じて情報をコピー＆ペーストする、というのはとても面倒です。「LINE WORKS」なら100以上の外部サービスと連携でき、「LINE WORKS」の画面からシームレスにアクセスできます。

例えば、会社の備品を「Amazonビジネス」で調達している場合、「LINE WORKS」と連携すれば承認フローまで埋め込むことができます。社員が購入する際、「LINE WORKS」から「Amazonビジネス」の画面を開き、商品カートに入れて購入処理を行うと、「LINE WORKS」で上司に通知が届きます。そこで承認すると、購入フローが進んで行くのです。「LINE WORKS」上で作業が完結するので、紙での承認フローと比べると格段に業務効率がアップすることでしょう。

 

人事労務管理システム「人事労務freee」と連携すれば、「LINE WORKS」上に表示される「出勤」「退勤」ボタンをタップするだけで打刻できます。「ヤマト運輸」と連携すれば、宅配伝票を書く必要もなく、コンビニでQRコードを使って発送できます。料金も仮払いする必要がなく、会社に請求が来ます。

業務アプリ作成プラットフォーム「kintone」に保存されているデータやAI搭載IoT統合エッジウェア「Gravio」で取得したセンサーデータを「LINE WORKS」に通知することもできます。

業務では「LINE WORKS」をメインに利用することで、ユーザーは画面切り替えやログインなどの操作が不要になるので、圧倒的に効率的です。

 

まとめ

以上が、社内コミュニケーションを活性化させる高機能なビジネスチャット「LINE WORKS」の紹介となります。コミュニケーションだけでなく、業務で利用する様々な情報の管理もできるのは便利です。情報が散逸しませんし、情報共有することにより属人化も回避できます。何より、100人までなら無料で使い始められるので気軽です。旧態依然としたコミュニケーションを続けていて課題を感じているなら、一度「LINE WORKS」を使ってみてはいかがでしょうか。

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