青色申告で経費の判断、なぜ必要？経費になるもの・ならないもの、家事按分の方法を解説
確定申告
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独立して最初の確定申告で戸惑うのが「この支払い、経費になるの？」です。青色申告をするならなおさら気になるでしょう。正しい記帳は青色申告の条件なのです。どこまでが経費になるのか？事業とプライベートの区別をどうしたらいいか？この記事では、経費の範囲や具体的な支出項目、そして「家事按分」の考え方まで、初心者向けに解説します。
青色申告で経費の判断が欠かせない理由とは
青色申告では、経費の正しい判断が必須です。なぜなら、次のような事情があるためです。
青色申告は正しい記帳が条件
青色申告の条件に「正規の簿記の原則により記帳すること」とあります。正規の簿記の原則とは通常、複式簿記のことです。ただ実際には、簡易帳簿でもよいとされています（ただし特別控除額が65万円・55万円ではなく10万円となる）。
複式簿記・簡易帳簿による記帳のいずれであっても、記帳は正しくなければなりません。納税者自らが正しい税額を計算するには、正しく所得額を計算しなければならず、その基礎となるのが正しい記帳だからです。
正しい記帳には正しい経費の判断が必要
青色申告は事業所得・不動産所得・山林所得が対象です。そして、これらの所得は次の式で計算されます。
総収入金額－必要経費
個人事業主は会社と違い、プライベートと仕事の両方がお財布のお金や預金口座などに登場します。ここできちっと事業に関連する必要経費を拾い上げ、正しく記帳しないと、正しい所得も納税額も計算できないこととなってしまうのです。
経費になるものの条件とは？項目も確認
ではここで、青色申告で必要経費となるものの条件を確認しましょう。
事業に必要であること
所得税では以下が必要経費だとされています。
- 売上などの総収入金額を得るために直接要した費用の額（売上原価など）
- 事業所得などの元となった業務上の費用（販売費、管理費など）
平たく言うと「事業を行うのに必要な費用」を言います。
払うべき金額が確定していること
払うべき債務が年内に確定しているものでなければ必要経費となりません。ただし、償却費は除きます。
ここでいう「債務が確定」とは次の条件をすべて満たすものを言います。
- 年内に払うべき義務が生じていること
- 年内に払うべき義務の元となった出来事が生じていること（例：原材料の仕入れなど）
- 年内に支払金額が確定していること
基本的には年内に支払っていても、それが単なる手付や前払であれば費用になりません。逆に年内に支払っていなくても上記3要件を満たしていれば費用になります。ただし現金主義は例外です。
なお、具体的な必要経費の内容は以下のリンクをご確認ください。
経費にならないものとは
一方、決して必要経費とならないものがあります。例えば次のようなものです。
プライベートのもの
「家事費」と言います。ふだんの食事代や子供の塾代、趣味の費用など、プライベートのものは必要経費になりません。また、自家用車を買うためのローンの利息も必要経費になりません。
生活を共にする家族への給料や家賃
家賃や給料といった費用でも、家族に支払う分は必要経費にできません。家族は1つの単位としてとらえられます。費用を支払っても、第三者への支払いとは効果が違います。お金が家の中でぐるぐるめぐるだけなので「その分だけ損をした」とは言い難いのです。
ただし、青色事業専従者給与として届出を出しており、かつ条件を守っているなら一定額を給与等として必要経費に計上できます。
所得税・住民税
所得税・住民税も必要経費になりません。ただし、事業税は必要経費になります。事業税は他の税金と異なり「地方の行政サービスの利用コスト」という位置づけだからです。
その他事業とプライベートの区別が難しいもの
スーツ代のように、事業でもプライベートでも使うようなものは原則、必要経費にできません。
青色申告の「家事按分」とは？分け方を確認
プライベートと事業用が混じっている支出は原則、必要経費にできません。しかし青色申告の場合、条件を守れば業務上必要な金額のみ必要経費として計上できます。これを一般に「家事按分」と言います。
家事按分の条件
プライベートと事業用が混ざっている支出から事業用の部分だけ取り出して必要経費とするには、業務上必要だと言える部分が支出全体の半分以上であることが必要です。
ただし、青色申告に限っては、レシートや領収書、明細書などの取引の記録から業務上必要である金額を区分できれば、業務上必要な部分が50％未満でも必要経費に計上できます。
なお通常、過去の取引記録などから合理的な基準を用いて按分します。
家事按分の具体例
「賃貸マンションで借りている部屋の４分の１を個人事業のスペースとしている。毎月の家賃は10万円である」という例で考えてみましょう。
この場合は次のように「地代家賃（事業用）」「事業主貸（家事費、プライベート用）」に分けます。
１．1年間の家賃総額を計算する
10万円×12カ月＝120万円…1月1日から12月31日までの1年間の家賃
２．１で算出した総額を面積の割合で「事業用」「プライベート用」に分ける
- 事業用：120万円×1/4＝30万円（勘定科目「地代家賃」で処理）
- プライベート用：120万円－（120万円×1/4）＝90万円（勘定科目「事業主貸」で処理）
まとめ
「何が必要経費となるか」の判断は、最初難しく感じられます。しかし「これは事業に必要かどうか」という視点さえ忘れなければ、だんだんと慣れていきます。また、正しく必要経費を計上することで青色申告のメリットを享受できるだけでなく、自分の経営成績も正確に把握できるようになります。面倒な作業ですが、確定申告のためだけでなく、事業を伸ばすためにも、正確に計算するようにしましょう。
ABOUT執筆者紹介
税理士 鈴木まゆ子
税理士・税務ライター｜中央大学法学部法律学科卒。ドン・キホーテ、会計事務所勤務を経て2012年税理士登録。ZUU online、マネーの達人、朝日新聞『相続会議』、KaikeiZine、納税通信などで税務・会計の記事を多数執筆。著書に『海外資産の税金のキホン』(税務経理協会、共著)。
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