最近、マイナンバーに関する記事を目にする機会が多くなってきましたが、みなさんはどの程度このマイナンバーに関する知識をお持ちでしょうか。マイナンバーは個人の番号ですが、利用に関しては会社が行政に対して提出する事務手続きの際、必要不可欠な情報ですので、実は「会社の事務担当者こそ知っておかなければならない制度」なのです。ぜひこの機会に基本的事項を押さえておきましょう。

制度がもたらす効果

マイナンバー制度の番号には、個人を識別するマイナンバー（個人番号）と法人番号があります。個人番号は平成27年10月時点で、国民全員（住民登録している外国人含む）に番号が割り振られ、本人に通知されます。この個人番号は12ケタの番号で構成されており、平成28年1月からの「社会保障（年金、労働、医療、福祉）」、「税」、「災害対策」、に関する行政手続の際に使用されます。会社が行う事務として具体的には、入社退社時の雇用保険や健康保険・厚生年金の手続き書類、給与の源泉徴収票などに記載する欄が設けられます。効果として、いろいろな制度で共通の番号を使うことにより、「行政の効率化」と「国民の利便性向上」が期待されています。

マイナンバーの通知方法

マイナンバーは平成27年10月5日時点の住民票登録住所宛に「通知カード」で郵送されます。平成27年10月～11月にかけて簡易書留で世帯分まとめて発送される予定です（法人には法人番号が「13ケタ」の番号で10月に郵送される予定）。ですから居所と住民票登録住所が異なる場合は、本人が通知カードを受け取れない事態も想定されますので、会社担当者は今のうちに従業員に対して現住所と住民票住所の統一を図るようにアナウンスしておいた方がよいでしょう。

会社としての準備

そもそもマイナンバーは、個人情報保護法の特例として存在します。重要な個人情報であるマイナンバーを扱う以上、会社はいろいろなことを準備しておかなければなりません。例としてあげると①就業規則の見直し（服務規程の見直し、特定個人情報管理規程の新設、等）②基本方針の制定、③収集方法（従業員本人と被扶養者）と利用の同意方法の検討、④従業員の教育・研修、⑤保管方法の検討、セキュリティ対策、などです。また、個人の収入はマイナンバーによって行政ですべて把握されてしまいますので、例えば現在は健康保険の被扶養者についての適正加入（原則は年収130万円未満）調査は、年に1度、事業主の確認報告（従業員の自己申告）に基づいていますが、今後は被扶養者のマイナンバーで正確にわかってしまいます。このような被扶養者の適正加入（または扶養離脱）アナウンスも従業員に早めにお知らせしておいた方がいいでしょう（不適正加入により被扶養者に対して遡及して離脱が命じられれば、その間の健康保険料の納付義務も生じます）。

通知カードと個人番号カード

会社は従業員から「通知カード」でマイナンバーを届出してもらうことになりますが、このカードには番号の他には、生年月日、性別、氏名、住所、しか記載されていません。現有従業員なら人違いではないことが確認できますが、今後入社する従業員の場合は運転免許証やパスポートなどの身元確認資料も同時に提示して頂き、本人の個人番号であることを確認する必要があります。

一方で平成28年1月からは申請した希望者に対して「個人番号カード」というカードが発行されます。このカードには通知カードの情報の他に顔写真とICチップが内蔵されていますので、このカードの提示があれば、他の身元確認資料がなくても本人確認することが可能です。

罰則等

マイナンバー導入により利便性は向上すると思われますが、マイナンバーを盗まれて不正使用された場合、共通番号による弊害で、一度に複数の被害が出ることが予想されます。このため罰則も厳しく、最も重い場合は４年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金又は併科と定められています。

会社担当者の方は本制度を理解の上、「会社としての準備」について早めに検討を始めて下さい。