以前、このコーナーでも採り上げたマイナンバー制度ですが、マイナンバー（個人番号）の配布も始まり、会社担当者の方はいよいよマイナンバーに向けた「実際の対応」を迫られる時期となりました。そこで今回は変更点も含め、今まさに会社担当者の方がやらなければならない基本的な対応について確認しておきましょう。

会社が取得すべきマイナンバーの時期

マイナンバーは平成27年10月5日時点の住民票登録住所宛に「通知カード」として郵送されることになっています。しかし、実際の郵送開始時期が平成27年10月下旬から11月上旬となったため、全員に行き届くまでには11月いっぱいはかかる見通しとなりました。マイナンバーは平成28年１月から会社が行う雇用保険手続きや税務手続きに必要なため、会社がマイナンバー（個人番号）を取得すべき時期は平成27年12月頃の極めて限られた期間内となります。担当者の方は利用目的を明らかにしたうえで従業員と被扶養者のマイナンバーを年内中に回収してください。なお、会社は「番号確認」が必要ですので、番号を記入してもらった会社書式と同時に、通知カードのコピーも回収しておくとよいでしょう。

受け取れない場合の扱い

マイナンバーが記載された通知カードは簡易書留で郵送されていますので、不在の場合は受け取れません。不在時については郵政省のHPで【①自宅への再配達、②ご近所への配達、③勤務先への配達、④勤務先や自宅近くの郵便局での受け取り、⑤配達郵便局での受け取り】が選択でき、「自宅等へ再配達は、不在連絡票お届け先への配達」「ご近所への配達は、お客さま（郵便物等をお届けするご住所）と同じ地域のみの配達」「勤務先への配達は、お客さまご本人のお勤め先のみの配達」となっていますので、これに従って従業員に受け取ってもらうようにしてください。また、12月に入っても郵送されない（不在通知もない）場合は、10月5日時点の住民票登録住所の役所宛に従業員本人から問い合わせをするようにしてください。

保管方法

従業員からマイナンバーを入手後、会社は「紙」および「データ」で保管するのが一般的です。事務取扱担当者を限定するとともに、「紙媒体については鍵のかかるキャビネット」で、「データについては使用するパソコンのセキュリティ対策」を必ず行って下さい。また保管に際しては管理簿を作成し、入手するたびに記録しておくようにしてください。

委託先対応

多くの場合、マイナンバーを事務手続きの関係で委託先（税理士、社会保険労務士、給与計算業者等）にも提供する必要が発生することと思います。この場合、会社は特定個人情報を取り扱う旨を記載した「業務委託契約書」や「覚書」を委託先と締結しておく必要があります。委託先の監督責任は会社にありますので、委託先のみに任せず、事前に確認・調整した上で対応を進めるようにしてください。

変更点

平成28年の扶養控除等申告書にもマイナンバー（個人番号）の記載は必要だったのですが、国税庁の源泉所得税関係に関するFAQが更新され、「Q1-9　給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をしなくても差し支えありません。」ということになりました。

マイナンバー制度の開始は目の前です！対応に漏れがないようにお気を付けください！