IC勤怠管理との連携を活用したソリマチ給料王の最大活用法
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はじめに
今日はソリマチ給料王ユーザーである私が日頃行っているソリマチ給料王の上手な活用方法についてご紹介します。あくまでもユーザーとしての一事例ですので、参考までに読んでいただけたらと思います。
IC勤怠管理とは？
働き方改革のひとつとして、2019年4月の労働安全衛生法の改正により、「従業員の労働時間の把握」が義務化されました。厚生労働省は「原則、労働時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」として定めています。“客観的”という観点から、厚生労働省ではタイムカードやICカードを使った勤怠管理を推奨しています。
最近ではICカードを使った勤怠管理もとても身近になってきて、紙のタイムカードからICカードを使ったIC勤怠管理へ移行する会社も増えてきました。日頃日常的に利用している交通系ICカード（Suica、PASMOなど）を出退勤打刻用のICカードとして使用することも可能です。また、スマホにカード情報を入れている場合はスマホをかざして使用することもできます。交通系ICカードになじみのない場合は、Amazonで無地のICカードも購入できます。
IC勤怠管理を導入すると、労働時間の集計作業は非常に楽になります。打刻漏れさえなければ、1ヶ月の終了と同時に集計作業もすべて終わっている状態となります（この“打刻漏れ”の徹底がなかなか難しいのですが・・・）。一定の導入コストはかかりますが、最近は安価に導入できるメーカーも非常に増えてきました。また、給与計算担当者が集計に要する時間も人件費というコストであることを考えると、費用的には十分に元が取れるのではないかと思います。
私の事務所ではオープントーンというメーカーの「ICタイムリコーダー」を使っています。
- 最初の導入のコストが安価
- 契約期間の縛りがない
- 電話でサポートを受けられる
といった理由からクライアント先にも勧めやすく、また、ソリマチ給料王と自動連携の相性がよいことから、長らく使わせていただいています。基本的にはどのメーカーのものともCSVデータの取り込みによって、ソリマチ給料王と自動連携することが可能なのですが、最初の作り込みにかなりの手間を要するケースもあり、その点では比較的ストレスなく使用できる組み合わせです。
いよいよ取り込み開始・・・
毎月の給与計算ルーティンとしては下記のとおりです。
- IC勤怠管理の画面上で打刻漏れがないかどうかのチェック。
- IC勤怠管理システムから、CSVデータの吐き出し。
- ソリマチ給料王でCSVデータの取り込み。
- 給与計算ほぼ完了。修正するものがあればここで対応。（日割り計算などのイレギュラー対応等）
- 給与明細書のＷＥＢ配信。（各自のメールアドレスへ）
- 銀行振込データの吐き出し。
- インターネットバンキングの画面で、振込データの取り込み。
- 送信、承認。そして完了。
こんな流れです。給与計算する人数が多ければ多いほど、効果は倍増します。
ボタンポン！でほぼ給与計算が完了し、明細書の発行、振込完了までを済ませることができます。
給与明細書のWeb配信
ソリマチ給料王21.5から実装している機能です。ソリマチ給料王21を購入した方は、ユーザー登録をして21.5を送ってもらう必要があります。（無料です）
給与明細書をWeb配信すると、本当にペーパーレスになります。本人のスマホなり、パソコンなり、普段使っているメールアドレス宛てに給与明細書が自動で送られます。
※この機能のご利用には、安心データバンクの契約もしくはバリュ
ただ一点問題が・・・
あまりにペーパーレスが進むと、事業主からの「いつもご苦労様、ありがとう。」、両手を差し出して「ありがとうございます！」この給与支給日のコミュニケーションがなくなるのです。
昔ながらの紙でやり取りするアナログのよさは間違いなくありますので、その辺り、会社様のご希望に応じて検討することをお勧めします。“非効率”なやり方が、社内コミュニケーションの上では逆に効率的で意味のあるものであることも多々ありますので。
インターネットバンキングへの取り込み
インターネットバンキングを利用している会社も多いと思います。ただ、給与振込データを自動取り込みしている会社となると、グンと少なくなります。
ソリマチ給料王から銀行振込データを吐き出すことができます。それをインターネットバンキングの画面で取り込むことで、1人ずつ目視で振込金額を入力しなくとも、自動で全員の振込金額が取り込まれます。
この機能自体は大変便利なのですが、大前提として、インターネットバンキングの契約において、外部の給与振込データを取り込みできる契約になっている必要があります。この契約への切り替えの為に金融機関に支払うインターネットバンキングの基本料金が増えてしまうことが多々あり、そこが悩ましいところです。人数が多ければ、振り込み間違いを防ぐ為にも大いに検討に値しますが、数名程度の事業所では、手数料がどれだけ増えるかに応じた判断になるかと思います。
最後に
以上、ソリマチ給料王の最大活用法についてお伝えさせていただきました。
ソリマチ給料王ははじめての方にももちろん使いやすいソフトですが、使いこなしていくと、私たち社労士事務所のようなプロのニーズにも十分に応えられるソフトです。
「働き方改革」は、それを取り巻く人たちの創意工夫によって生まれます。日常のちょっとした工夫で少しでも時間の節約ができるなら、年単位に換算すると相当な時間の節約になります。その時間は他の仕事に充てるもよし、早く帰って休むもよし、有意義に使えばよいのです。
給与計算業務それ自体はお金を生み出す業務ではない為、いかにミスなく効率よく仕上げるかが大変重要です。知らない、知っているけどやっていない、は業務の生産性にも大きく影響します。
ソリマチ給料王の活用を通して、皆様の会社のITリテラシーが少しでも高まり、今後の継続的な事業発展に繋がることを願っています。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
ABOUT執筆者紹介
中山卓
社会保険労務士 キャリアコンサルタント 社会福祉士 保育士
社会保険労務士法人オフィスＡＬＰＡＣＡ 代表社員
株式会社エンパワーメント・ジャパン 代表取締役
一般社団法人さくらキャンプ 代表理事
静岡県三島市出身。静岡県東部の会計事務所にて、主に福祉関係の顧問先を数多く担当。2013年より障害福祉事業に特化した社会保険労務士事務所として独立開業し、北は北海道、西は九州まで、オンラインと対面によるサポート体制により、全国の顧問先約200社超。2017年より放課後等デイサービス『さくらキャンプ』を立ち上げ、発達に課題を抱える児童の通所支援事業にも携わる。また、社会保険労務士による日本初の法律系ロックバンドWORKERS!のリーダーとしても活動中。「ロックで伝える社会保険」をテーマに社会保険、労働法をわかりやすく伝えるための活動を行っている。
社労士バンドWORKERS!と弁護士倉重公太朗氏と法政大学キャリアデザイン学部松浦ゼミの学生たちとのコラボ企画により「キャリア自律の歌 制作プロジェクト」が目下進行中。現在、法政大学大学院キャリアデザイン学研究科在学中。
社会保険労務士法人オフィスＡＬＰＡＣＡ
株式会社エンパワーメント・ジャパン
一般社団法人さくらキャンプ
社労士バンドWORKERS! オフィシャルWEBサイト
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