はじめに

令和5年も残り僅かとなり、この一年を振り返るとインボイス制度の導入に振り回された一年だった様に思われます。そんな騒ぎの熱冷めやらぬ状況にあっても税制改正は待ったなしで、矢継ぎ早に次が控えています。令和6年1月1日から始まる電子帳簿保存法（以下、電帳法）の本格導入が、それです。テレビCMなどで、お奉行様が「お任せあ～れい」と言っている改正です。ちなみに、お奉行様にお任せするとフリーランスなどの小規模な事業主が会計システムに想定しているコストとは、文字通り桁の違うコストがかかります。

お任せできないのであれば、自力で対応しなければならない訳ですが、調べても調べても、教わっても教わっても、何が何だか分からなくなりがちなのが、電帳法です。そこで、本稿では、改正の内容を整理して、小規模な事業主が「やらなければならないこと」を明確にしたいと思います。

電子帳簿保存法に混乱させられる理由

まず、そのネーミングです。電子帳簿保存法と聞くと、直感的に帳簿をPCなどにデータで保存する法律かなと感じます。ところが、電帳法は、①帳簿の保存、②書面のスキャナ保存、③電子取引データの保存という3本柱で構成されています。帳簿の話をするのかと思いきや、領収書の話が始まる。大体皆さん、ここで1回つまずきます。

そして、これらには、「強制されること」と「どっちでも良いこと」の両方があります。その上、「強制されること」について、「原則はこうなんだけど、人によってはこうでも良くて、どうしても駄目ならゴニョゴニョ・・・」となっているので、結局どうしたら良いんだと混乱させられることとなります。

やらなければならない事、どっちでも良い事

最初に、強制されることと、どっちでも良い事を切り分けます。

従って、どうしても対応しなければならないのは、③電子取引データの保存についてのみということになります。以下、一つずつ見ていきましょう。

帳簿をデータで保存する

本来、帳簿は紙で保存するよう要請されています。かつては、紙とペンで記帳していたので、自然な流れです。

しかし、会計ソフトが普及すると、決算完了後も平素はPCにデータとして保存されたままになりました。税務調査が決まると、要請のあった部分だけ紙に出力します。この対応は、厳密にいえば青色申告の要件を満していない状態となりますが、軽微な問題として税務署も許容していました。

これを、法律上も受入れて、更に発展させた内容が電帳法に規定されています。とは言え、小規模な事業主には関係が少ないので、結論として、紙への出力が要請されていることを念頭に置きしつつ、今まで通り帳簿を作成するものと理解すれば十分です。会計ソフトについても今まで通りで構いません。

スキャナ保存

契約書や領収書などを紙媒体で保存すると、場所を取る、探すのが大変などの理由で、スキャナを使用してデータで保存したいという需要は以前からありました。これを一定の条件で認めたのがスキャナ保存です。

スキャナ保存の条件は書類の種類にもよるのですが、おおむね①領収書などを受け取ってから約2ヶ月以内に処理すること、②改ざん対策を施すこと、③検索出来る様にすることとなっています。これらの条件をクリアすると、原本の保存が不要となりコスト削減につながるケースがあります。他方、条件クリアのコストはぴんきりですが、会計ソフトによっては追加コストをかけずに設定のみで対応できる場合もある様です。低コストで条件をクリア出来るなら、チャレンジしても良いでしょう。

まとめると、紙で受け取った資料は、今まで通り紙のまま保存すれば良い。スキャナ保存を採用しても良いが、そのコストに要注意ということになります。

電子取引データの保存

ここは、少々用語が誤解を生みやすいので、お勧めの用語理解を示します。

誤解に繋がりやすい・・・「電子取引」の「データ」
お勧めの理解・・・・・・「電子」の「取引データ」
微妙な差なのですが、具体例を見ると分かります。

具体例

つまり、「電子取引データ」に含まれるものは、取引の資料でデータになっているもの全てです。取引自体がネットを介している必要はありません。そして、これらデータをデータのまま保存しなければならないと規定されました。ちなみに、紙出力して保存することを禁止しているわけではありません。紙で保存しても良いけど、データも取っておかなければならないと言うことです。

正直、ここまでは大した話ではないのですが、原則的な保存方法が大問題です。すなわち、改ざん防止対策を施した上で、ファイル名を取引日、取引相手の名称、取引金額としなければならないとされています。当然全てのファイル1つ1つに対してです。「そんなことできるか！」と大騒ぎになったため、令和5年12月31日までは、無理なら紙保存のままで良いということになりました。

では、令和6年1月1日以降はどうなるのでしょうか。「相当の理由」があれば、改ざん防止やファイル名の決まりは免除されます。ただし、データを紙出力した上で、紙とデータの両方を保存する必要があります。

なお、「相当の理由」って何？という疑問が湧きますが、要約すると、

人手や金銭面で対応が間に合わない。将来対応する意思はある。

ということです。逆に、できても対応したくないとか、知人が無視して良いと言っていたなどは、「相当の理由」に該当しません。まとめると、小規模な事業主は、人手や金銭面で困難であれば、データをダウンロードして紙に出力した上で、データと紙の両方を保存しなければならないとなります。

結びに

電帳法は、事業規模に関わらず全ての事業主を規制します。しかしながら、事業規模より許容できる事務負担や金銭負担は異なります。したがって、自身の実情に合わせて、やらなければならないことから順に対応する必要があります。また、DX化の風潮の中では、更なる事務負担を求められる可能性があることも忘れずにいて下さい。

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