06 February

未対応の事業者必読!結局どうすればいいのか?電子取引データの保存義務

掲載日:2024年02月06日   
税務ニュース

改正電子帳簿保存法では、すべての事業者の電子取引に係る電子データについて、2024(令和6)年1月から電子保存が義務づけられ、基本的に紙保存が禁止されたのはご案内のとおりです。しかしながら義務化後においても、人材面や資金面の都合などにより、まだまだこの電子的な事務処理に対応できていない事業者が多いようです。事務負担や金銭的負担がかからないように簡便な特例がいくつか設けられていますので、今回はこれらの特例について解説することにしましょう。

今回の読みどころ

  • 電子取引データの保存って原則的にはどうすればいいの?
  • ECサイトの通販はどうなる?
  • 結局、小規模な事業者はどんな簡便特例を使えそう?

まずは電子取引データ保存の原則的な取り扱いを理解しよう!

電子取引は、電子メール・クラウドサービス・WEBサイトなどにおいて発行された請求書・契約書・領収書・納品書など、紙ではない電子データで送受信したものをいいます。もともとこれらの電子データを電子のまま保存しなければならないというルールは2022(令和4)年1月からスタートされる予定でしたが、2年間の猶予を経て今年の1月から完全義務化されるに至りました。

そして単に電子保存するだけにとどまらず、電子データを改ざんできないような措置を講ずることと、電子データを税務署の職員が検索できるようにしておくことが要求されています。

(1)保存要件

まず以下の要件が必要です。

  • システム概要に関する書類(概要書・仕様書・マニュアル等)の備え付け
  • 見読可能装置(データが確認できるディスプレイ・プログラム・プリンタ等)の備え付け

上記の要件については現在市販されているシステム(ソフト)やハードウェアであれば、ほぼ問題なくクリアできるでしょう。このたび着目すべき要件は以下の項目です。

  • 改ざん防止措置
  • 検索機能の確保
改ざん防止措置(次のいずれかの方法を選択)
① 取引先からタイムスタンプが付与された電子データを受け取る
② 電子保存すべき電子データにタイムスタンプを付与する
③ 電子保存にあたり訂正削除履歴が残るまたは訂正削除ができないシステムを利用する
④ 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を作成し、遵守に向けた運用体制をつくる

①~③について資金面などを理由に運用上のハードルが高いと感じる事業者は、④の措置が比較的運用しやすい方法といえます。実際、多くの事業者が④の措置を採用しています。なお規程文書の様式例は国税庁のサイトからWordファイルでダウンロードできます。下記にリンクを示しておきますので自社用に加工してみてください。

検索機能の確保(次のすべての機能が必要)
① 取引等の【日付・金額・相手方】のいずれかの項目で検索できる <単一検索機能>
② 取引等の【日付・金額】のそれぞれの項目について範囲を指定して検索できる <範囲検索機能>
③ 取引等の【日付・金額・相手方】の項目を組み合わせて検索できる <AND検索機能>

ほとんどの場合、専用ソフト(アプリケーション)を活用しなければこれらの検索機能を確保することができないものと思われます。むろん専用ソフト(アプリケーション)に頼らず、それぞれの電子ファイル名に【日付・金額・相手方】の3項目を付けて相手先別または年月別に保存しておけばOS上でフォルダ内検索が可能となりますが、一つ一つの電子ファイルにこれら3項目を手入力で名前を付けて保存するのは大変な手間がかかります。専用ソフト(アプリケーション)を網羅的に利用されていない事業者の方々は、この機会に積極的に活用することをお勧めします。

(2)不正行為に対する罰則の強化

電子取引の電子データ保存などについて、仮装・隠ぺいがあった場合のペナルティが強化されています。この仮装・隠ぺいにより生じた申告漏れ等の税額について重加算税がさらに10%加重されますので、電子保存の適切な運用と申告を心がけてください。

ECサイトで通販した場合は必ずしも電子データをダウンロードする必要はない?!

おなじみのAmazonなどECサイトを利用してネットショッピングした場合、当然ながら電子取引に該当します。ECサイトではWEB上で購入履歴が確認でき、Amazonのような一部の事業者であれば領収書等はWEBの該当ページからダウンロードできるため、わざわざ自社のパソコンやサーバーにダウンロードして保存する必要があるのだろうかという疑問があるかもしれません。

ここで、『国税庁の電子帳簿保存法一問一答(Q&A)【電子取引関係】』問32(抜粋)において、

2 発行者のウェブサイトで領収書等をダウンロードする場合

(1)PDF等をダウンロードできる場合

① ウェブサイトに領収書等を保存する。
② ウェブサイトから領収書等をダウンロードしてサーバー等に保存する。

(2)HTMLデータで表示される場合

① ウェブサイト上に領収書を保存する。
② ウェブサイト上に表示される領収書をスクリーンショットし、サーバー等に保存する。
③ ウェブサイト上に表示されたHTMLデータを領収書の形式に変換(PDF等)し、サーバー等に保存する。

として、ECサイト上で電子データを保存することも認められています。

ただしこの取り扱いは、前述の「改ざん防止措置」・「検索機能の確保」要件を満たしていることが前提です。「改ざん防止措置」については、ECサイト上で利用者が改さんできる余地がほとんどないため要件はクリアできるとしても、「検索機能の確保」については、現状ECサイト上で各検索機能が十分に備わっているとはいえないために要件をクリアできません。そして、領収書等のデータは税法により基本的には7年間(赤字の年度分は10年間)保存しなければならないとされています。たとえばAmazonの場合、過去の全注文履歴を閲覧でき、領収書等のダウンロードも期間制限はありませんので問題ありません。一方、楽天市場の場合は、過去の全注文履歴を閲覧できるものの、領収書等のダウンロードは2年前までのようです。したがってダウンロードできない期間の分については、注文履歴の画面(HTMLデータ)をプリントスクリーンして自社のパソコンやサーバー等に保存するしかないでしょう。

4つの特例 あなたはどれを使う?!

電子帳簿保存の専用ソフトを調達してこの制度に対応することができない事業者に配慮して、4つの簡便特例が設けられています。ただし特例とはいえども、どうしても避けられない前提要件があります。それは税務署の職員から求められたら電子データを速やかに提示または提出できるようにしておかなければならないということです。したがって、従来どおり紙だけで保存することは認められないのでご注意ください。

特例 検索機能 要件
1 単一検索のみでOK 税務署の職員から電子ファイルのダウンロードの要求に応じること
(説明)すべての事業者が電子取引に係る電子ファイルを電子保存しなければならないのですから、特段の要件とはいえません。唯一のメリットは、専用ソフトを調達しなくてもよいということくらいでしょう。よってこの特例を選択する事業者は少ないものと思われます。
2 不要 基準期間(法人2期前・個人2年前)の売上高5,000万円以下
(説明)検索機能が一切不要であるため【日付・金額・相手方】の3項目をファイル名に手入力する面倒な作業が省略できます。相手先別や年月別のフォルダ等に電子ファイルを格納しておけばOKです。
3 不要 基準期間(法人2期前・個人2年前)の売上高5,000万円以下、かつ、電子データを紙に出力して取引先別・日付順に整理保存しておくこと
(説明)特例2と同様に検索機能は一切不要です。要件の一つである紙出力保存は、多くの事業者が従来から行っていることですので負担感はそれほど大きくないでしょう。税務署は本来の検索機能を紙の書面で補って根拠となる電子保存データにアクセスするという考え方です。よって、電子ファイルもできる限り取引先別など整然と保存しておくことが望ましいです。
4 不要 売上高にかかわらず、電子データの整理・保存をすることができない「相当の理由」があること
(説明)改ざん防止措置も不要です。当然のことながら紙書面の保存が必要です。ここでいう「相当の理由」とは、事業者の実情に応じて判断するとしつつも、たとえば人材面や資金面の都合で社内のシステムやのワークフローの整備が間に合わない場合などが該当するとされています。なお「相当の理由」があることにつき税務署への事前申請は不要で、しかも今のところ適用期限はなく、その「相当の理由」が解消されるまで特例の適用が継続できます。実務的には税務調査のときにその理由を申し入れて税務署の職員が判断するという取り扱いになります。

これらの特例を利用できる要件を満たしていれば、たとえばECサイトの利用についても負担が軽減されます。ECサイトでのショッピングについてWEB上で領収書等データの保存をする場合に、本来は要件として満たさなければならない「検索機能の確保」について特例を使うとスルーすることができるからです。その都度ダウンロードして保存・管理することがむずかしい事業者は、WEB上で保存したままにするのがよいでしょう。
 
特例4は、いわゆる“猶予措置”という取り扱いです。この電子取引保存に係る制度が定着するにつれて、この極めて緩い取り扱いはなくなるだろうと想定されます。特例1~3にて対応できない事業者の皆様は、当面は特例4にて対応しつつ、徐々に特例1~3に向けた処理のしくみを整えるようにしましょう。

ABOUT執筆者紹介

税理士 西原憲一

西原会計事務所

大阪市生まれ。大阪市立大学 商学部 卒業。監査法人系税務コンサルティング会社に勤務。

2000年3月 西原会計事務所を開設。2002年3月 FP総合事務所 ユナイテッド・エフピー・ファームを設立。2007年6月 株式会社UFPFに組織変更し、代表取締役に就任。近著に『マンガと図解でよくわかる インボイス 消費税の基本と手続きの仕方がわかる本』がある。

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